Novedades de Microsoft 365: nuevas funcionalidades presentadas en Ignite 2020

Microsoft 365, el antiguo Microsoft Office 365, ha evolucionado en forma de tsunami de aplicaciones y herramientas hasta convertirse en un extensísimo conjunto de soluciones empresariales de productividad, conectividad y colaboración. La cuestión es que acaba de celebrarse el evento para Partners Ignite, en el que se han presentado multitud de novedades. Intentaremos en este artículo resumir las más importantes. Si deseas más detalle, Microsoft ha publicado un documento recogiéndolas todas en este Libro de Novedades / Book of News. Veamos punto a punto algunas de las principales funcionalidades y características de la actualización de Microsoft 365 de septiembre 2020.

Según Microsoft, SharePoint Syntex usa Inteligencia Artificial avanzada para proporcionar una ‘gestión de contenidos’ extremadamente potente. En resumen, Syntex lee los documentos usando IA y los clasifica, etiqueta y captura los principales puntos de información para facilitar compartir la información, su reutilización y -por encima de todo- las búsquedas. Para mayor efectividad, Syntex permite programar modelos de metadatos propios, lo que incluye aplicar etiquetas de seguridad y retención de contenidos basadas en el contenido. Está disponible desde principio de octubre.

Pronto será posible crear Power Apps dentro de Teams, incluyendo Agentes Virtuales. Las nuevas funciones de Teams hacen más fácil para todo el mundo automatizar, construir y usar apps y bots centralizándolas en un sitio. Las soluciones construidas con la Power Platform se pueden publicar en el App Store de Teams y usarlas directamente o personalizarlas para necesidades concretas. Los bots de Power Virtual Agents identifican al usuario e interactúan con él respondiendo a sus cuestiones específicas de forma personalizada.

Uno de los puntos más interesantes de esta novedad es la disponibilidad de plantillas del fabricante listas para usar con la aplicación. La plataforma es bien conocida por su marco de trabajo de código mínimo que promueve el concepto de ‘ciudadanos desarrolladores’ entre los usuarios “no técnicos”, con lo que las plantillas disponibles en Teams van a permitir a cualquiera crear PowerApps en segundos, mientras interactúan con su trabajo diario. Ya está disponible.

Tras ser una excitante la novedad al inicio, las reuniones virtuales están empezando a cansar, así que cualquier forma de crear experiencias que “enganchen” es un plus. En Ignite se anunció que el Modo “Together” de Teams incluye nuevos escenarios, que permitirán reunirse con los colegas en un café virtual o en una sala de conferencias. Por medio del Machine Learning, la aplicación sentará cómodamente a los participantes en sus asientos virtuales. Además, la aplicación permitirá preparar y discutir la reunión virtualmente antes de que se celebre. Pendiente de confirmar cuándo estará activa.

Se ha hablado mucho de Teams vs Intranets. Ahora, con esta nueva App, se puede sacar Partido de ambas llevando la potencia de las Intranet Sharepoint directamente a Teams, haciendo imperceptible la navegación entre ambas. Lo que se consigue de esta forma es acercar a la gente a la información que necesita.

La principal diferencia de esta nueva característica en comparación con tener la página de inicio fijada en una pestaña es que puede personalizarse totalmente con la imagen corporativa, y ofrece una experiencia inmersiva con navegación, menús y soporte para búsquedas. Su disponibilidad está por confirmar.

Las desventajas de una adopción rápida es el crecimiento descontrolado, un exceso de apps y Canales de Teams creados sin conocer apenas la aplicación. Las plantillas permiten a los usuarios finales y administradores de TI definir un formato óptimo estándar para estandarizar la forma en que la gente trabaja y se comunica. Ya están disponibles.

Permiten a los usuarios predefinir un conjunto de canales, pestañas, aplicaciones y configuraciones adaptadas a escenarios concretos o sectores, basadas ​​en roles. Las plantillas incluyen actividades comunes como la gestión de proyectos o la incorporación de empleados, así como plantillas de trabajadores de primera línea y de sectores, como Organizar una tienda, Colaboración del gerente minorista o Colaborar en la atención al paciente.

Las reuniones tradicionales han quedado relegadas en los últimos seis meses. Al mismo tiempo en que nos comunicamos únicamente a través de cámaras y pantallas, definimos más escenarios y experiencias digitales que nunca. Los layouts personalizados (Custom Layouts) permiten a los presentadores configurar la forma en que se muestra la reunión a los participantes. Por ejemplo, permiten mostrar la imagen del presentador sobrepuesta al contenido en pantalla, con lo que los gestos y movimientos corporales del presentador añaden efectividad a la exposición. Esta función usa la misma tecnología de IA que el emborronado (Blur) del fondo. Su disponibilidad está todavía por confirmar.

Los organizadores de una reunión podrán dividir a los participantes en grupos más pequeños para facilitar sesiones de brainstorming o discusiones de los grupos de trabajo. Los presentadores pueden alternar entre las salas, hacer anuncios para todas las salas o cerrar las salas para que todos vuelvan a la reunión principal. Las salas de reuniones son una excelente manera de ofrecer otra dimensión a las reuniones virtuales, lo que facilita escenarios de estilo taller que permiten la colaboración en vivo. Estará disponible a final de año

Conforme crece el uso del video, es clave facilitar su búsqueda, clasificación y disponibilidad. Microsoft Stream es un servicio empresarial de vídeo en el que las personas de la organización pueden cargar, ver y compartir vídeos de forma segura. Permite compartir grabaciones de clases, reuniones, presentaciones, sesiones de aprendizaje u otros vídeos que faciliten la colaboración del equipo.

Ahora, Stream está recibiendo un lavado de cara y algo más. Básicamente, la forma en que el contenido de video aparece, se almacena y se visualiza en M365 cambiará con la nueva experiencia de transmisión integrada. Será el repositorio de todos los videos en M365 dondequiera que se encuentren. La diferencia clave es dónde se almacenan los videos. Para garantizar que el cumplimiento, la gobernanza y los permisos sigan siendo consistentes en todos los videos, se almacenarán en SharePoint y OneDrive. La integración de Internet también será mucho más sencilla con opciones de personalización, identidad corporativa e integración. Estará disponible a final de año.

Las actualizaciones de Yammer son menores que en Teams y más del tipo “entre bastidores”. La principal actualización y más comentada es la función de publicación delegada dirigida a administradores de la comunidad. Permite que las personas publiquen en nombre de otras personas, con la idea de publicar contenidos en nombre de la alta dirección y ejecutivos seniors. Está por verse, claro, si son más efectivos los posts en Yammer que los emails “a toda la compañía”.

Para el próximo mes de diciembre ya ha sido anunciada dos nuevas funcionalidades: Push-to-Talk o pulsar para hablar y las réplicas entrecomilladas. Hasta el momento, cuando utilizábamos el micrófono de Teams debía estar activo para hablar o desactivado para permanecer en silencio.  Gracias a la nueva función Push-to-Talk, el micrófono funcionará de una manera parecida al de un walkie-talkie, es decir, solo se activará el micro mientras tengamos pulsado un bontón y al soltarlo, se volverá a desactivar.

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