Colaboración

Cómo crear un servicio en Microsoft Bookings

Sebastián Rodriguez22/02/2022

Vamos a ver a continuación cómo conseguir Microsoft Bookings y la forma de utilizarlo.

Microsoft Bookings permite a las pequeñas o medianas empresas, e incluso a trabajadores autónomos o profesionales varios, montar un sistema de reservas que permita concertar citas. Imagina que eres un dentista, un profesor de piano, un peluquero o un entrenador de gimnasia. En todos los casos, si el negocio va bien, tienes clientes que quieren reservar una cita contigo, así que Bookings te permite configurar una página donde los clientes pueden entrar, escoger el servicio que quieren y elegir día y hora entre las disponibles en el calendario de reservas. Microsoft Bookings no solo registra la cita, sino que se la recuerda al cliente cuando se acerca, a través de email o texto.

Pero veamos cómo funciona. Si trabajas en una empresa que dispone de Microsoft 365 Business Standard, Business Premium Microsoft 365 E3, E5 y F3,es bastante posible que el administrador de TI te tenga que dar acceso a Bookings, ya que no está disponible para todo el mundo por defecto. Una vez lo tengas, al entrar en Office lo verás entre tus aplicaciones.

En caso de no contar con ello, ponte en contacto con nuestros especialistas para ayudarte a tenerlo. AQUÍ

Cómo configurar Microsoft Bookings para tener un sistema de reservas adecuado?

Supongamos que ya tenemos la cuenta, así que lo que vamos a abrir un navegador y entrar en Bookings para configurar un servicio en la cuenta y empezar a aceptar reservas. Al acceder, en el menú izquierdo veremos varias opciones. Empezaremos por debajo a configurarlas una a una. Empezamos por la información de la empresa. Los campos no precisan de mucha explicación: Nombre de la empresa, dirección, teléfono. eMail para respuestas de cliente, URL de la web y de la directiva de privacidad. Seguimos con la página en la que tengamos los términos y condiciones, y para finalizar, tendremos que elegir el tipo de empresa y la divisa con la que vamos a trabajar. Hacemos clic en ‘guardar’ y seguimos adelante con el setup. En el siguiente paso, definimos las horas de atención al público, en las que se pueden hacer reservas.

A continuación, hemos de definir al menos un servicio, para lo que hacemos clic en la pestaña ‘servicios’ en el menú izquierdo. Veremos que hay un servicio activado por defecto, podemos editarlo pasando el cursor por encima y haciendo clic en el lápiz que abre las opciones de edición. Para agregar servicios nuevos, en el menú superior, junto a un símbolo ‘+’ veremos la opción.

Se abrirá la ventana para entrada de detalles del servicio, del que indicaremos nombre, descripción y ubicación. Permite agregar una ubicación en línea. Si se desea se puede agregar una ubicación directamente en Microsoft Teams para una reunión online. Hay que tener en cuenta que toda esta información es ‘por defecto’ y podrás editarla al publicar para afinar detalles, horarios etc. El siguiente paso será indicar la duración del servicio, que como comentábamos será predeterminada. Tenemos otra opción interesante, definir un ‘búfer’ o colchón de tiempo por delante y detrás del servicio, para no tener las citas de forma ininterrumpida y contar con un poco de tiempo entre ellas para descansar o preparar la siguiente.

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Definimos el número máximo de asistentes (imaginemos por ejemplo una conferencia online) y, a continuación, tenemos una opción importante “Permitir que los clientes administren sus citas”. Lo que quiere decir es que, si planifico una cita para un cliente, el propio cliente puede re-planificar la cita en el calendario. Parece una opción atractiva para los clientes, les ofrece flexibilidad y autoservicio, cada vez más demandados en todo lo que es servicio al cliente. Seguimos con la configuración, entrando un precio predeterminado del servicio, si así lo deseamos, y disponemos de un campo de notas internas que puede ser útil cuando trabajamos en equipo. Hay que mencionar que el precio nos ofrece varias opciones: fijo, variable, a partir de... o un ‘llámenos’ que nos permitirá negociarlo o fijarlo en función de cada cliente.

El siguiente paso será configurar las propiedades de las notificaciones. Aquí se indica la información que Bookings pedirá a los clientes al registrarse. La aplicación nos permite tanto añadir campos personalizados como indicar en cada campo por defecto (correo electrónico, teléfono, dirección, notas...) si es obligatorio o no. Este bloque de información del cliente nos permite agregar preguntas o campos desplegables con opciones. Una vez completado, hacemos ‘Aceptar’ en la barra superior. El campo de correo electrónico es el que usará la aplicación para las notificaciones, que configuraremos a continuación, incluyendo el texto por defecto de estos mensajes. Los dos campos típicos que configuraríamos son el de confirmación “Ha hecho una reserva para el… nos alegrará verle, etc.” y un recordatorio tipo “Recuerde que tiene una cita.” Por cada mensaje podemos indicar el plazo de antelación, el texto y a quien se envía (cliente / personal/ todos los asistentes).

Una vez creado el servicio, que podemos asignar a las personas que pueden realizarlo de nuestro equipo, podemos publicar online el servicio Bookings. Para hacerlo, vamos a la página de inicio de Microsoft 365, seleccionamos Bookings y desde allí vamos a la Página de reservas. Podremos ver la página de reservas, donde todavía podemos configurar algunos detalles. El principal sería si es necesario o no tener una cuenta de Office/Microsoft 365 para reservar y si debe ser de nuestra organización, lo que restringiría el acceso y daría privacidad a la página. El resto de los detalles son autoexplicativos, veremos que podemos personalizar colores de la página e incluir o no el logo.

Ya podemos publicar el servicio de Microsoft Bookings. Bastará con hacer clic sobre Guardar y publicar en la barra superior. Nos confirmará la publicación, que en caso de error podemos cancelar, y de inmediato podremos Abrir la página publicada y ver el resultado de nuestro trabajo. En la parte superior de la página podremos ver que el Estado de la página de reserva consta como Publicado, y que también aparece un enlace con la URL al efecto de poder copiarla y compartirla. Ya se puede iniciar la recogida de reservas. Puedes copiar el enlace para usarlo en un email en el que des a conocer tus servicios o -si dispones una página web para hacerlo- tienes dos opciones, ambas en la barra superior de la página de configuración:

  • Copiar el código HTML de la página de reserva para embeberlo en el código de una web o
  • Copiar un código de iFrame parametrizable, que podrás usar en cualquier página, como por ejemplo para usar Bookings en WordPress.

También les dejamos un video que podría ayudarles:

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Autor:
Sebastián Rodríguez
Microsoft 365 Specialist for Spain and LATAM | COSMO CONSULT