¿Qué es SharePoint y para qué sirve? Descubre sus 5 ventajas

SharePoint Online es una plataforma en la nube utilizada para colaborar y organizar sin riesgos proyectos y equipos. Utilizada frecuentemente como Intranet o repositorio organizado y protegido de documentos, sus funciones de gestión documental, motor de búsqueda y seguridad la convierten en una herramienta empresarial muy potente. Las funciones de SharePoint Online ayudan a aumentar la productividad, facilitan las comunicaciones y la colaboración y al mismo tiempo proporcionan seguridad para los documentos sensibles de las empresas.

Con sus amplias funcionalidades, SharePoint Online es un estándar de la colaboración empresarial y uno de los servicios en la nube más populares para miles de organizaciones de todo el mundo, que la usan para trabajar en equipo y compartir contenidos y datos. Con SharePoint Online, es posible realizar muchas actividades de negocio comunes como la aprobación de firmas, la revisión y aprobación de documentos o seguimiento de incidencias, procesos que se pueden iniciar, monitorizar y reportar directamente desde la aplicación.

En resumen, Share Point Online es “una solución en la nube” centralizado para toda la empresa, y lo mejor es que puede adaptarse a la forma en que trabaja cada organización, personalizándola para que encaje exactamente con las necesidades de cada empresa.

En COSMO CONSULT, sin ir más lejos, SharePoint Online permite colaborar y trabajar en equipo a los cerca de 1.200 profesionales del grupo, que pueden acceder a información compartida desde 14 países de todo el mundo. Con esta herramienta se asienta la identidad corporativa, los equipos de proyecto internacionales pueden crear sub-sites para la documentación de proyectos y los equipos de marketing puede compartir contenidos, material para campañas etc, incluyendo los procesos de revisión, aprobación y publicación correspondientes. Todo ello sin contar con que SharePoint Online puede integrar la aplicación estrella de colaboración, teletrabajo y videoconferencia Microsoft Teams, que ha sido clave para mantener las operaciones en marcha de miles de empresas en estos días de pandemia.

5 ventajas de SharePoint Online

Plataforma en la Nube

Una de las principales ventajas de SharePoint Online es su capacidad para funcionar en la Nube. La plataforma ofrece opciones ilimitadas para hacer los flujos de trabajo más sencillos. Los usuarios no se ven obligados a usar un único dispositivo, lo que permite conectar con la empresa para acceder tanto a emails como a contratos o al conjunto de la intranet en cualquier momento y desde cualquier lugar con una simple conexión a Internet. De esta forma, los empleados pueden ahorrar tiempo y mantenerse centrados en su trabajo fácilmente.

SharePoint Online es fundamentalmente una herramienta de colaboración, que sirve de punto de conexión para toda la empresa y facilita la productividad. Disponer de una herramienta como esta es fundamental a efectos de llevar a cabo la transformación digital de una empresa, al digitalizar buena parte de sus procesos de una forma cohesiva, sencilla y con un coste asumible.

Capacidad de personalización y escalabilidad

SharePoint Online cuenta con muchísimas y muy sofisticadas herramientas para crear o configurar aquello que necesite su empresa. No solo permite todo tipo de adaptaciones a nivel de branding, sino crear plantillas, foros, y todo tipo de diseños de página, con una extraordinaria flexibilidad.

Con SharePoint Online, los desarrolladores disfrutan de la facilidad de integrar varias funciones en cualquier aplicación. Para mayor facilidad, pueden modificar los componentes e integrarlos según mejor encajen en su proyecto. Además, toda la experiencia de usuario e imagen de marca puede tratarse con atributos personalizados asociados con la marca de su organización.

En SharePoint Online, puede construir páginas, pero también procesos de trabajo o paneles de información, todo ello sin necesidad de escribir código. Además, SharePoint Online se puede personalizar para cumplir con los requisitos de su organización utilizando SQL.

Alta disponibilidad y fiabilidad

Los servicios de SharePoint Online se han optimizado para MinRole, basándose en años de análisis de rendimiento de SharePoint Online en Internet, incluyendo la memoria de la CPU, I/O de disco, latencia de red, etc. Al desplegar una granja de servidores con la topología MiniRole, se reduce la latencia de la red y se aumenta la fiabilidad.

Integración

SharePoint Online se integra sin fisuras con cualquier producto de Microsoft que ya utilice o pueda implementar su empresa, como Microsoft 365 o las soluciones ERP y CRM en la nube Microsoft Dynamics 365. Con ello se simplifican flujos de trabajo, procesos y gestión de usuarios y recursos.

Seguridad y cumplimiento de regulaciones

La seguridad de los datos de una empresa debe ser siempre una prioridad de primer orden. SharePoint Online es la más segura de las plataformas del mercado. Cuenta con una larga gama de funciones de seguridad incorporadas de fábrica que permiten controlar quien tiene acceso a un contenido concreto o al conjunto de un sitio. Esto incluye la monitorización de los accesos a documentos y cuándo y quien los han accedido.

Un ejemplo claro: una empresa decide que solo el equipo de ventas pueda ver un conjunto específico de documentos. Al añadir permisos, esos archivos y carpetas se convierten en inaccesibles para cualquier otro usuario de la empresa, mejorando la seguridad.

SharePoint Online incorpora una estructura jerárquica, y el Administrador del Sitio tiene la autoridad para organizar los permisos. Los empleados pueden acceder a paneles interactivos en Excel que corren en SharePoint Online. Usando versiones únicas y centralizadas de estas hojas de cálculo, se puede proteger incluso la información por propietario dentro de la propia hoja de cálculo, aunque accedan a ella múltiples usuarios.

La prevención frente a pérdida de datos ayuda a proteger los datos cuando se mueven o comparten. Esto es parte de cómo está diseñada la solución global Office para sus plataformas en la Nube, y está diseñada para proteger los datos sensibles de la empresa. Las funciones de seguridad de SharePoint Online ayudan también a cumplir con las regulaciones de la normativa GDPR.

Resumen de las ventajas y funciones de SharePoint Online

• Plataforma uniforme para la gestión de contenidos web y Empresariales
• Creación de sitios web de equipo para intercambiar conocimientos fácilmente
• Gestión y almacenamiento cómodo de documentos
• Rápido aprendizaje del conocido interfaz Microsoft
• Integración sin fisuras con Microsoft Dynamics 365 y Microsoft 365
• Acceso independiente de plataforma a través de teléfono móvil, tableta u ordenador
• Soporte de plataformas web 2.0 y de social computing
• Gestión de flujos de trabajo, incluyendo procesos de aprobaciones internos